V našej firme uvažujeme o úplnej digitalizácii všetkých dokumentov. Chceme v čo najväčšej miere eliminovať vytváranie a uchovávanie informácií v papierovej podobe. Už dávno prijímame objednávky a vystavujeme faktúry za naše služby len v elektronickej forme. Podobne sme si zvolili možnosť elektronickej komunikácie a fakturácie u všetkých našich dodávateľov. Prevádzkujeme úspešný e-shop, pri elektronizácii našej hlavnej činnosti sme nenarazili na žiaden právny, ani praktický problém. Vzhľadom na rozširovanie našich činností, plánujeme v blízkej dobe prijať cca 20 nových zamestnancov do trvalého pracovného pomeru a zhruba toľko isto zamestnať na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Chceli by sme vedieť, ako a či vôbec je možné digitalizovať proces uzatvárania pracovných zmlúv a dohôd o prácach mimo pracovného pomeru. Na trhu sú dostupné rôzne formy elektronických aplikácií, softvérov a spôsobov elektronického podpisovania dokumentov. Ak si chceme niektorý z nich vybrať, mal by spĺňať nejaké požiadavky?

Pracovná zmluva, ako aj dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru musia mať v zmysle Zákonníka práce písomnú formu. Ak nemá písomnú formu pracovná zmluva, nespôsobuje to jej neplatnosť, no pri absencii písomne uzatvorenej zmluvy môže Inšpektorát práce uložiť zamestnávateľovi pokutu a tiež zamestnávateľ nemusí byť schopný  v prípade potreby preukázať, na čom sa so zamestnancom v pracovnej zmluve dohodol (napr. skúšobná doba, doba určitá). To môže byť problematické napríklad pri skončení pracovného pomeru. Pri dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru Zákonník práce výslovne určuje, že  musia byť uzatvorené písomne, inak sú neplatné. Preto je v oboch prípadoch potrebné, aby došlo k dodržaniu písomnej formy. V nadväznosti na digitalizáciu procesov je potom podstatné určiť, či je ich písomná forma dodržaná, ak dôjde k podpisu elektronicky.

 

Z Občianskeho zákonníka vyplýva, že písomná forma je zachovaná aj vtedy, ak sa právny úkon urobí elektronickými prostriedkami umožňujúcimi zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie osoby, ktorá právny úkon urobila. Zároveň z Občianskeho zákonníka vyplýva, že tieto náležitosti sú splnené vždy, ak je právny úkon urobený elektronickými prostriedkami a podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom. Nie každý zamestnanec však má elektronický občiansky preukaz vybavený kvalifikovaným certifikátom, ktorý je nevyhnutný na to, aby mohol použiť kvalifikovaný elektronický podpis. Nie každý zamestnanec je ochotný a schopný získať ďalšie potrebné náležitosti na použitie kvalifikovaného elektronického podpisu (najmä aplikácia pre eID a aplikácia pre elektronické podpisovanie).

 

Otázkou je, či na podpis pracovných zmlúv a dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru je možné použiť aj iné druhy elektronických podpisov okrem kvalifikovaného elektronického podpisu. Tzv. nariadenie e-IDAS (Európske nariadenie 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách na vnútornom trhu) rozlišuje okrem kvalifikovaného elektronického podpisu ešte zdokonalený elektronický podpis (advanced e-signature). Tretiu kategóriu elektronických podpisov predstavujú všetky elektronické podpisy, ktoré nespĺňajú kritériá zdokonaleného alebo kvalifikovaného elektronického podpisu. Pre túto kategóriu sa zaužívalo označenie jednoduchý elektronický podpis (simple e-signature).

 

Podľa nášho názoru jednoduchý elektronický podpis pri pracovnoprávnych vzťahoch s najväčšou pravdepodobnosťou nestačí a nevieme ani s istotou povedať, či postačuje zdokonalený elektronický podpis. Zákonník práce a ani iné zákony to nijakým spôsobom neupravujú a zatiaľ nie je v tejto súvislosti známe ani žiadne rozhodnutie súdu, ktoré by na túto otázku dávalo jasnejšiu odpoveď.

 

Jednoduchý elektronický podpis, ktorý na trhu ponúkajú viaceré firmy, síce môže zachytiť obsah právneho úkonu (napr. dokument je nahratý na úložisko a je chránený proti zmenám) a môže aj určiť osobu, ktorá právny úkon urobila (napr. podpisujúca osoba je identifikovaná menom, priezviskom, e-mailom a ďalšími údajmi), ale pri použití jednoduchého elektronického podpisu však môže dôjsť k viacerým situáciám, kedy zamestnávateľ nemusí vedieť preukázať, že pracovnú zmluvu alebo dohodu o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru skutočne podpísal zamestnanec, že  sa oboznámil s obsahom dokumentu a súhlasil s ním.

 

Myslíme si však, že ak by zamestnávateľ využil na podpísanie pracovnej zmluvy a dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru niektorú z podpisovacích platforiem dostupných na trhu, ktorá ponúka zdokonalený elektronický podpis a v rámci neho takú formu autentifikácie podpisujúceho, ktorá sa čo najviac podobá vlastnoručnému podpisu (napr. tablet alebo iné zariadenie s prítlakovou vrstvou, na ktorý sa zamestnanec skutočne rukou „podpíše“), pričom podpis zamestnanca sa zároveň spojí s jeho údajmi a obsahom dokumentu, potom má zamestnávateľ  väčšiu istotu, že v prípade potreby preukáže, že pracovnú zmluvu alebo dohodu o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru skutočne podpísal zamestnanec a že sa oboznámil s ich obsahom. Či však bude takýto podpis postačovať kontrolným orgánom (najmä Inšpektorátom práce), nevieme zaručiť.  S určitosťou vieme potvrdiť len to, že postačujúci bude kvalifikovaný elektronický podpis. Teda podpis, pri realizácii ktorého musí mať zamestnanec minimálne občiansky preukaz s elektronickým čipom a s kvalifikovaným certifikátom nevyhnutným na uskutočnenie podpisu.

 

Ak nechcete zaťažovať zamestnancov povinnosťou zariadiť si elektronický občiansky preukaz a získať všetko softvérové a iné vybavenie na realizáciu kvalifikovaného elektronického podpisu a potom podpisovať pracovné zmluvy kvalifikovaným elektronickým podpisom aj Vy, môžete sa rozhodnúť byť progresívni aj za cenu určitej neistoty, či bude v prípade pracovných zmlúv a dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru postačovať nižšia forma elektronického podpisu.

 

V takom prípade Vám však odporúčame zvoliť také aplikácie, platformy či produkty, ktoré umožňujú použitie elektronického podpisu spĺňajúceho kritériá zdokonaleného elektronického podpisu podľa nariadenia e-IDAS. Týmito kritériami sú, že elektronický podpis i) je jedinečne spojený s podpisovateľom, ii) umožňuje určenie totožnosti podpisovateľa, iii) je vyhotovený pomocou údajov na vyhotovenie elektronického podpisu, ktoré môže podpisovateľ s vysokou mierou dôveryhodnosti používať pod svojou výlučnou kontrolou, a iv) je prepojený s údajmi, ktoré sa ním podpisujú, takým spôsobom, že každú dodatočnú zmenu údajov možno zistiť.

 

Treba tiež pamätať ešte na jednu povinnosť vyplývajúcu z §42 ods. 1 Zákonníka práce, v zmysle ktorého je zamestnávateľ povinný jedno písomné vyhotovenie pracovnej zmluvy vydať zamestnancovi. Hoci veríme, že písomné vyhotovenie v dnešnej dobe znamená aj vyhotovenie zachytené v elektronickej forme na trvanlivom médiu (čo znamená napr. odoslanie elektronicky podpísaného dokumentu vo formáte PDF zamestnancovi na jeho e-mailovú adresu), je to len náš názor a či to bude stačiť Inšpektorátom práce, nevieme zaručiť. Digitalizácia je však neúprosná vo všetkých aspektoch nášho života a predpokladáme, že v blízkej dobe dôjde buď k prijatiu jasnej úpravy v tejto oblasti, alebo aspoň k vyjadreniu kontrolných orgánov k tomu, čo považujú za prijateľné.

Zdieľajte!